IT-OUTSOURCING

Aufgrund der zunehmenden Komplexität der IT-Landschaft wächst auch das Spektrum der Herausforderungen: Die Aktivitäten werden vielfältiger und anspruchsvoller. Darüber hinaus müssen Compliance-Anweisungen und gesetzliche Anforderungen rechtzeitig befolgt werden. In Zeiten disruptiver Trends setzt BADEN CLOUD® neue Technologien ein, um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu verbessern.

Technisches Know-how ist heute besonders im Bereich der Informationstechnologie und insbesondere bei SAP-Spezialisten wichtig. Der Arbeitsmarkt befindet sich jedoch in einer dunkelroten Zone, da vielen Unternehmen das erforderliche Fachwissen fehlt. Bedeutet dies, dass Outsourcen sinnvoll ist? Wir zeigen die Möglichkeiten für das IT-Outsourcing.

IT-Outsourcing eignet sich auch für Unternehmen mit schwankendem Auftragsvolumen. Denken Sie an das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel: Diese Spitzenzeiten lassen sich nicht mit Ihren eigenen Mitarbeitern ausgleichen. Hier kommt die BADEN CLOUD® ins Spiel. Das Unternehmen bietet ein Team von Support-Mitarbeitern, die bei Bedarf flexibel erweitert werden können. Sobald der Ansturm abgeklungen ist und sich das Anforderungsvolumen wieder normalisiert hat, kann die kleinere Gruppe weiterarbeiten. Dieser Beitrag soll die Vor- und Nachteile des IT-Outsourcings vergleichen, Beispiele und einen Überblick darüber geben, worauf es beim IT-Outsourcing ankommt.

Was ist IT-Outsourcing?

Information Technology Outsourcing wird im Allgemeinen als voll verantwortliches Auslagern (Outsourcen) von Geschäftsbereichen oder IT-Funktionen mit einem sehr hohen IT-Anteil an einen externen Dienstleister über einen bestimmten Zeitraum angesehen. In einigen Fällen werden vorhandenes Personal, Software und Hardware, Gebäude oder andere Assets vorübergehend oder auch langfristig an einen IT-Outsourcing-Anbieter outgesourct (so genannte Übertragung von Vermögenswerten und Personal). Die vorherige vertragliche Vereinbarung, das Service Level Agreement, beschreibt den Umfang und die Qualität der Dienstleistungen.

Beim IT-Outsourcing können verschiedene Ebenen der Unternehmensstruktur beteiligt sein. Dienste können auf der Ebene der Infrastruktur (z. B. Clouds, Server, Rechenzentren), auf Anwendungsebene (z. B. Software, Websites, Speichersysteme, Intranet) oder auf Ebene der Geschäftsprozesse (z. B. Online-Marketing, Buchhaltung, digitale Produktentwicklung) ausgelagert werden.
Managed Services werden immer beliebter, insbesondere in kleinen und mittleren Firmen. Der Markt für Managed Services wächst aus vielen Gründen stetig weiter. Durch die Verwendung von Managed Services übertragen Sie die Verantwortung für bestimmte IT-Teilsektoren auf einen IT-Dienstleister. Service Level Agreements (SLAs) stellen sicher, dass bestimmte Maßnahmen ergriffen werden. Dies wird normalerweise zu einem festen Preis in Rechnung gestellt.

Wenn Sie IT-Services outsourcen, tun Sie dies für gewöhnlich zu einem festgelegten Betrag. In dieser Hinsicht sind die Aufwendungen für Sie einfach zu planen, Sie wissen genau, wie hoch Ihre IT-Kosten pro Monat sind. Sie haben bereits bemerkt, wie schnell neue Technologien auf den Markt erscheinen. Das bedeutet, dass der IT Entwickler immer gut geschult sein muss, sonst erhalten Sie sehr schnell eine rückständige IT-Abteilung im Unternehmen. Mit einer solchen IT Abteilung sind Sie heutzutage definitiv nicht mehr wettbewerbsfähig. Sie investieren deswegen weiter in die Schulung Ihrer Mitarbeiter und dies ist insbesondere für kleinere Unternehmen sehr teuer. Mit IT-Outsourcing haben Sie durch die Auslagerung ihrer Prozesse immer Zugang zu Spezialisten und den besten Entwicklern.

Warum IT-Outsourcing und Managed Services?

Warum also IT-Outsourcing und Managed Services?

Hier einige Beispiele:

Neben einzelnen Projekten bieten IT-Dienstleister auch komplette IT-Abläufe vor Ort an:

Im Gegensatz zum vollständigen Outsourcen bieten zum Beispiel Managed Services den Vorteil, dass Sie weiterhin die komplette Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur behalten können. Managed Service Providers (MSPs) bieten nicht nur Support, sondern auch den Betrieb von Servern und (Cloud-) Infrastrukturen. Oft ist es sinnvoll, die gesamte Infrastruktur an ein externes IT-Systemhaus auszulagern.

Selbst Unternehmen, die weniger IT-Mittel haben, weil ihre eigenen Kernkompetenzen in anderen Bereichen liegen, können von Managed Service Providern oder der Auslagerung profitieren. Die Auslagerung von Software, Anwendungen und Prozessen bietet viele Vorteile. Beispielsweise ist die Auslagerung an ein Systemhaus viel rentabler, da Sie dadurch in eine sichere und reibungslos funktionierende IT investieren. Dadurch müssen Sie später keine Fehler oder Ausfälle der eigenen IT „korrigieren“.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud Computing und IT-Outsourcing?

Durch die Digitalisierung kann die IT dabei ganz oder teilweise ausgelagert werden. IT-Outsourcing ist heute ein wesentlicher Bestandteil der Organisationsstrategien vieler Unternehmen. Wenn nur bestimmte IT-Funktionen ausgelagert werden, spricht man von selektivem IT-Outsourcing. Wenn die gesamte IT ausgelagert wird, spricht man von vollständigem Outsourcing an ein IT-Systemhaus oder IT-Betrieb.

Beim IT-Outsourcing wird die geleaste Infrastruktur normalerweise nur von einem Kunden verwendet – im Sinne einer einzelnen Mandantenarchitektur. Schließlich verfügt jeder Kunde über eine eigene Infrastruktur, auch wenn alle Klienten demselben Anbieter angehören. Es gibt zwei Arten der Bereitstellung von IT-Support in einem IT-Systemhaus. Externe Infrastruktur und Software Lösungen können entweder vom Kunden oder vom Anbieter gehostet werden.

Das Prinzip der Mieterarchitektur: Hier scheint es keinen Unterschied zwischen IT-Outsourcing und Cloud Computing zu geben – dies ist jedoch falsch! Die Nutzung von Cloud Computing und damit verbundenen Serviceangeboten und Lösungen für den IT-Betrieb ist im Wesentlichen ein Teilbereich des IT-Outsourcings. Es unterscheidet sich jedoch in einigen Besonderheiten vom klassischen IT-Outsourcing.

Cloud Computing ermöglicht integrierte, skalierbare und anpassbare Anwendungen. Hardware und Software befinden sich in den Rechenzentren des Anbieters. Eine sehr kurzfristige Anpassung an aktuelle Bedürfnisse ist für den reibungslosen IT-Betrieb viel schneller möglich als beim klassischen Outsourcing. Das Ergebnis ist eine größere Flexibilität bei geringeren Kosten.

Im Gegensatz zum IT-Outsourcing teilen sich mehrere Benutzer zum Beispiel eine gemeinsame Infrastruktur in der Cloud, wodurch noch mehr gespart wird. Dank Cloud Computing sind die Ressourcen dynamisch und können in viel kürzerer Zeit an die tatsächlichen Bedürfnisse des Klienten angepasst werden. Der Kunde selbst bestimmt die Zugriffszeit über die Weboberfläche, damit die Dienste, Lösungen und Prozesse an seine Wünsche angeglichen werden können.

Cloud Computing ist mehr als nur ein Schlagwort. Die verwendeten Methoden ermöglichen die dynamische Verteilung von IT-Services auf mehrere Standorte. Der Kunde kann von mehreren Lokalitäten aus problemlos auf die genutzten Dienste und deren Prozesse und Ressourcen zugreifen. Sie können so weit wie möglich geografisch getrennt sein (national oder international). Als Kunde müssen Sie sich durch diese Vorteile nicht auf einen Standort beschränken.

Wie können durch IT-Outsourcing finanzielle und zeitliche Ressourcen gespart werden?

Neben den drei wichtigsten Vorteilen, nämlich Kosteneinsparungen, Ressourcen und Zeit, gibt es viele andere Faktoren, die sich gut auf die Firma auswirken.

Der IT-Support von einem IT-Systemhaus bietet einige Wettbewerbsvorteile durch kontinuierliche Weiterentwicklung. Alle wissen, wie schnell neue Produkte, Lösungen und Anwendungen im digitalen Zeitalter entstehen. Die Anforderungen des Kunden an die Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens ändern sich ebenfalls rasant. Sie brauchen Server zum Speichern Ihrer Daten, Sie benötigen dedizierte Firewalls für die Internetsicherheit und Sie müssen auch auf den Datenschutz achten. Da sich die Datenschutzbestimmungen regelmäßig ändern und sich die IT-Technologie mit der Digitalisierung ständig weiterentwickelt, muss das spezifische Wissen immer auf dem neuesten Stand sein. Damit können Sie schnell auf sich ändernde Anforderungen der Digitalisierung in einem IT-Betrieb reagieren.

Der IT-Outsourcing Anbieter BADEN CLOUD® verfolgt Veränderungen auf dem Markt und verfügt über die entsprechenden Mitarbeiter und die richtige Strategie für Projekte, um die digitalen Entwicklungen zu überwachen. Dies ist besonders wichtig für neue Technologien, bei Viren und Hackerangriffe oder der Digitalisierung allgemein. Darüber hinaus müssen Compliance-Anweisungen und gesetzliche Anforderungen rechtzeitig befolgt werden. In Zeiten disruptiver Trends werden auch neue Technologien eingesetzt, um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu verbessern.

Technisches Know-how ist heute besonders im Bereich der Informationstechnologie und insbesondere bei SAP-Spezialisten wichtig. Der Arbeitsmarkt befindet sich jedoch in einer dunkelroten Zone, da vielen Unternehmen das erforderliche Fachwissen fehlt. Bedeutet dies, dass (teilweises) IT-Outsourcing sinnvoll ist? Wir zeigen vier Ziele und Möglichkeiten für das IT-Outsourcing.

Das Auslagern bestimmter Geschäftsprozesse ist besonders nützlich, wenn Ihr eigenes Unternehmen nicht über die erforderlichen Kapazitäten oder die erforderliche Erfahrung und Spezialisierung verfügt. Outsourcing eignet sich auch für Unternehmen mit schwankendem Auftragsvolumen. Beispiel: Im Sommer verschärfen sich die Stürme in diesem Land, und infolgedessen nehmen die Anfragen der Versicherungsunternehmen exponentiell zu. Oder denken Sie an das Weihnachts- und Tauschgeschäft im Einzelhandel: Diese Spitzenzeiten lassen sich in der Regel nicht mit Ihren eigenen Mitarbeitern ausgleichen. Hier kommt der Kundendienst ins Spiel. Es bietet ein Team von Support-Mitarbeitern, die bei Bedarf flexibel erweitert werden können. Sobald der Ansturm abgeklungen ist und sich das Anforderungsvolumen wieder normalisiert hat, kann die kleinere Gruppe weiterarbeiten. Wenn Sie Ihre IT-Bereiche auslagern, können Sie davon ausgehen, dass Software und Hardware immer auf dem neuesten Stand sind. Die meisten IT-Outsourcing Dienstleister haben auch mehrere Server und eine komplexe Strategie für den zuverlässigen IT-Betrieb mit geringen Ausfallzeiten. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass Online-Apps oder Online-Shops abstürzen.

Ein IT-Systemhaus bietet mit IT-Outsourcing volle Transparenz der Dienstleistungen des IT-Supports. Weitere Vorteile des IT-Outsourcings sind die Kostentransparenz und Projektüberwachung. Die meisten IT-Outsourcing Anbieter arbeiten mit genau definierten Workflows und Prozessstandards. Dies bedeutet, dass die aufgewendeten Stunden und laufenden Projektaufgaben jederzeit sofort abgerufen werden können. Die erbrachten Leistungen werden erfasst und berechnet, damit die Entwickler die Kosten auch später nachverfolgen können.

Wie können Wettbewerbsvorteile durch IT-Outsourcing erreicht werden?

Mit externem IT-Support konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Jedes Unternehmen verfügt nur über begrenzte Ressourcen und Führungskräfte haben wenig Zeit und Aufmerksamkeit für neue Lösungen. Nutzen Sie das IT-Outsourcing, um zu vermeiden, dass Ihre wertvollen Mitarbeiter mit Dingen überfordert werden, die nicht wirklich Teil Ihres Kerngeschäfts sind.

Jede Investition in das Unternehmen ist auch mit bestimmten Risiken verbunden. Es gibt allgemeine Bedingungen, die sich schnell ändern können: Wettbewerb, Märkte, Gesetze, finanzielle Umstände und Technologie. IT-Outsourcing Anbieter können diese Risiken für Sie eingehen und bestimmte Branchen- und Sicherheitsanforderungen erfüllen und individuelle Lösungen bei der Auslagerung von geschäftlichen Prozessen finden.

Wenn Sie sich auf handelsübliche Managed Services-Produkte verlassen, können Sie die Methoden und Lösungen umfangreicher Unternehmen anwenden. Diese Produkte können sowohl von großen als auch von kleinen Unternehmen verwendet werden. Selbst als Start-up mit 3 Mitarbeitern können Sie jetzt einen vollständigen Exchange-Server für nur wenige Euro pro Monat erhalten. Dieselbe Technologie wird von Unternehmen mit mehreren Tausend Betriebsangehörigen eingesetzt.

Was passiert mit den Mitarbeitern beim Business Process Outsourcing im HR Management?

Nicht alle Fälle führen zur Pensionierung oder Entlassung, sodass das Outsourcing von Geschäftsprozessen durch ein IT-Systemhaus keine Auswirkungen auf die Betriebsangehörigen hat. Beim Outsourcing gibt es drei Möglichkeiten.

Einerseits gibt es aus den oben genannten Gründen keine Gründe mehr, Mitarbeiter für diese Arbeiten bereitzustellen. Zweitens, wenn ganze Teile des Unternehmens ausgelagert sind, werden in den meisten Fällen auch die Arbeitnehmer versetzt. Dies ist eine gängige Praxis und im Gesetz klar festgelegt. Drittens können nur einzelne Aufgaben an ein IT-Systemhaus ausgelagert werden.

Dieses Phänomen, auch Fragmentierung genannt, gewinnt in der Praxis zunehmend an Bedeutung. In den Phasen von Wachstum, Akquisition und anderer Veränderungen werden Aufgaben, die zuvor von internen Mitarbeitern ausgeführt wurden, an ein IT-Systemhaus ausgelagert. Dann werden diese Kollegen für andere, hauptsächlich wichtigere Aufgaben freigegeben.

Ein IT-Systemhaus unterstützt seine Kunden bei allen administrativen Aufgaben im Bereich Personalmanagement oder übernimmt für sie einzelne Teildienste. Alle Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung können an den externen IT-Support übertragen werden.

Eine qualifizierte und motivierte Belegschaft ist ein klarer Wettbewerbsvorteil, der schwer zu kopieren ist. Qualität ist in den sich schnell verändernden globalen Märkten von heute wertvoller denn je.

Immer mehr führende Unternehmen lagern ihr gesamtes Personalmanagement an den IT-Support aus, weil sie von einem erdumfassenden Servicenetzwerk, guten Praktiken und ihrem Erfolg überzeugt sind. Mit dieser externen Hilfe erhalten deutsche Unternehmen langfristig ihre Arbeitsplätze und werden nachhaltig für die Zukunft gerüstet.

Welche IT-Outsourcing Modelle gibt es?

Das Outsourcing bestimmter Bereiche und Prozesse ist zu einem integralen Bestandteil der IT-Strategien der heutigen Benutzer geworden. Immer weniger wichtig wird jedoch ein vollständiges Outsourcing (outsourching) über lange Zeiträume. Bedeutender werden eher kleine Verträge mit verschiedenen Lieferanten für differenzierte Leistungen.

Darüber hinaus haben neue Geschäftsmodelle den IT-Dienstleistungsmarkt revolutioniert, was wiederum zu einer Vielzahl von Terminologien geführt hat. Die folgenden Definitionen sollen Ihnen dabei helfen, den eigentlichen IT-Support bei Verhandlungen mit IT-Dienstleistern zu verfolgen.

Wie wählt man das passende IT-Outsourcing Modell?

Durch die Digitalisierung ist es zunächst wichtig, den Standort des Outsourcings gut zu wählen. Die politische Stabilität, die Kenntnis der englischen Sprache und eine große Anzahl kompetenter IT-Fachkräfte im Outsourcing-Land sollten berücksichtigt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners. Unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen oder einen Freiberufler handelt, ist es von Bedeutung, dass beide Partner beim Outsourcing kompatibel sind.

Schließlich ist es besonders wichtig, welches Modell für das Outsourcing genutzt wird. Wenn ein reines Servicemodell verwendet wird, bei dem der Vertragspartner einen bestimmten Service vollständig übernimmt, müssen Management und Prozesse in der Lage sein, diese Struktur zu verwalten. Wenn Sie nur Mitarbeiter einstellen, müssen Projektmanager und Teammanager in der Lage sein, effektiv mit einem kulturell vielfältigen und geografisch verteilten Team zusammenzuarbeiten. Oft umfasst Ihr Outsourcing-Modell beide Arten des Outsourcings und bieten mehrere Vorteile.

Welche Aufgaben eignen sich zum Outsourcing? Welche Aufgaben können ausgelagert werden? Neben der Komplexität hängt dies von einer Reihe von Faktoren ab: Fehlertoleranz, Konstruktionsdokumentation, Projektstatus und Abhängigkeit von anderen Systemen.

Wenn Sie eine Aufgabe oder Software für das Outsourcing auswählen, müssen Sie die Aufgabe im Detail betrachten und gemäß den oben genannten Parametern analysieren. Hierbei ist zu beachten, dass ein Projekt niemals erfolgreich sein wird, wenn Sie es nach dem Motto „außer Sicht – außer Kenntnis“ auslagern.

Vorteile, Motivation und Gewinn: Wenn Unternehmen mit dem Outsourcing beginnen, handelt es sich häufig um eine langfristige Investition. Wie bei persönlichen Beziehungen ist es wichtig, dass die Chemie zwischen den Outsourcing-Partnern übereinstimmt. Sie können nur dann erfolgreich arbeiten, wenn die Partnerschaft für beide Partner von Vorteil ist.

Beispiel: Viele Outsourcing-Partner machen Preiszugeständnisse, um einen Vertrag zu erhalten. Die Qualität der gelieferten Leistungen und die erledigten Aufgaben können jedoch darunter leiden.

Wann lohnt sich IT-Outsourcing für Sie?

Durch die Digitalisierung lagern viele Unternehmen kritische Teile ihrer IT-Infrastruktur aus, um Zeit und finanzielle Ressourcen zu sparen. Insbesondere große und international tätige Konzerne haben in den vergangenen Jahren die IT zunehmend ausgelagert und nicht wenige der Arbeitsbereiche an Drittanbieter abgegeben. Ebenso profitiert der KMU-Sektor zunehmend von diesen Maßnahmen.

Wann lohnen sich also Managed Services, Outsourcing oder interne Operationen von einem IT-Dienstleister?

Das Outsourcing von ganzen IT-Unterbranchen ist mit BADEN CLOUD® besonders für KMU von Vorteil, da sie sich nicht selbst um die Kern-IT kümmern müssen. Wenn Sie der BADEN CLOUD® den Betrieb und die Wartung der Infrastruktur anvertrauen, kann sich die interne IT-Abteilung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und das Unternehmen bei wichtigen neuen Projekten voranbringen. Der IT-Betrieb nimmt häufig den größten Teil der Arbeit einer IT-Abteilung in Anspruch. Managed Service Provider können das meiste davon übernehmen und intelligente Lösungen und IT-Support für viele Prozesse anbieten.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie entscheiden können, welche Bereiche oder Teilsektoren der IT ausgelagert werden sollen. Dies bedeutet, dass Sie keine sensiblen Unternehmensdaten nach außen übertragen müssen. Ein IT-Outsourcing-Dienstleister kann Ihnen jedoch dabei helfen, Ihre internen und externen Beziehungen besser zu schützen und Sie vor Cyberangriffen zu bewahren. Die fortschreitende Digitalisierung macht dies möglich.

Sie müssen sich fragen, ob Ihre IT-Abteilung schnell auf Störungen reagieren kann und wie viel Kosten dies verursacht. Mit einem Managed Services Provider (MSP) oder der Auslagerung an ein IT-Systemhaus können Ihre monatlichen Kosten berechnet werden, da sich die im Vertrag aufgeführten Prämien normalerweise nicht ändern. Andererseits ist die Gesamtzahl der Ausfälle aufgrund mangelnder IT-Unterstützung oft sehr schwer im Voraus zu berechnen.

Um jederzeit wettbewerbsfähig zu sein, muss die IT flexibel sein. Auf dem Markt entstehen ständig neue Technologien und Systeme, über die Sie BADEN CLOUD® beraten und Ihnen gegebenenfalls vorstellen kann.